søker du regnskapsfører...
...vi kan hjelpe deg

Logg inn

3 tips om mer effektiv e-post

Hvis det eksisterte en «most wanted-liste» over tidstyver på kontoret, ville e-post kvalifisere inn blant de fem første tidstyvene sammen med privatsurfing på nettet.

Mailen og Internett fins der som et sug hele tiden. «Har det skjedd noe?» «Jeg lurer på hvordan debatten går på favorittsiden min.» Dette er egentlig bare unnskyldninger for å slippe å jobbe med det man har foran seg.

Så hvordan gjør man for å bli mer effektiv med e-posten og unngå at den stjeler verdifull tid hver dag? Her kommer tipsene dine:

1. Bestem hvor lenge du skal svare på e-post i dag
Noen ganger får du mange beskjeder og kan bli sittende lenge for å håndtere ting. Da er det bra å si til deg selv at «jeg skal gi meg etter klokken 15, da må jeg være ferdig.» Det er noe magisk med å bestemme hvor lang tid man har på seg med ting – de har en tilbøyelighet til alltid å bli ferdige. Fantastisk, og du gjør det selvfølgelig i henhold til prioriteringslisten. Ting som ikke blir ferdige eller som ikke føles prioriterte, kan du legge i en mappe du kaller fredagsmappen. Den bruker du tid på fredag ettermiddag – hvis du rekker.

2. Du skal gjøre noe med hver e-post du åpner
Jeg pleier å tenke på beskjedene som en ball på fotballbanen. Den skal framover, ikke være hos meg. Noen andre skal ha ballen så vi får den i mål en gang.

3. Vær forsiktig med å begynne å ta utskrift av e-poster
Jeg vet om folk som gjør det fordi de skal lese senere. Det vanligste er at de i stedet for å lese bare får en stor haug med utskrevne beskjeder på pulten, som bare bidrar til å gjøre skrivebordet uryddig.

 

Denne artikkelen her hentet fra boken 131 sider om hvordan du vinner tid.

Kilde: infotjenester 2013