søker du regnskapsfører...
...vi kan hjelpe deg

Logg inn

Det skremmende bokettersynet

Ordet bokettersyn gir kanskje grøss om forestående granskning og påfølgende økonomisk oppgjør med staten?  Har jeg gjort feil som kan koste meg penger? Hva risikerer jeg av konsekvenser og hvilke rettigheter har jeg?

Kontrollen

Kontrollaksjoner kan oppfattes som dramatisk av den virksomheten som utsettes for kontrollen: Like før stengetid kommer en gruppe mennesker inn i restauranten. Dørene stenges og telefonlinjer kobles ut. Personene legitimerer seg og det viser seg at de kommer fra ulike etater for å gjennomføre et «ikke-varslet» ettersyn:

  • Mattilsynet etterprøver matkvalitet, kjøkkenhygiene og innkjøpsdokumentasjon knyttet til varer.
  • Skjenkebevillingsmyndigheten tar prøver av sluk for å se om det er kassert alkohol(hvitvasking)
  • Arbeidstilsynet krever legitimasjon av alle ansatte, og sjekker disse mot arbeidstakerregisteret. Ingen slipper ut av restauranten før de har legitimert seg.
  • Politiet sjekker om det er ansatte som ikke har oppholdstillatelse.
  • Skatteetaten tar med seg restaurantens telefoner, kassaapparat, betalingsterminaler og server, for å kunne speil kopiere innhold.

For ansatte og eiere oppleves dette åpenbart som dramatisk. Langt de fleste kontroller er likevel ikke så dramatiske. Spørsmålet er derfor: Hva må jeg som næringsdrivende finne meg i av kontroller og hvordan gjennomføres dette? Hvilke rettigheter har jeg?

Hva er et bokettersyn?

I moderne språkbruk benyttes ofte begrepet Down Raid som i Wikipedia defineres slik:
A police raid or dawn raid is a visit by the police, immigration officers or other officials in the early morning, hoping to use the element of surprise to arrest targets that they think may hide evidence, resist arrest, be politically sensitive, or simply be elsewhere during the day.

Hovedregelen  er at kontroller skal varsles. Kommer tilsynsorganene uvarslet, foreligger ofte mistanke om kriminalitet.

Politiet kan i etterforskingsøyemed foreta ransakning, komme på besøk og kreve tilgang til lokaler boliger osv. Dette er imidlertid ikke et ettersyn, men et straffeprosessuelt etterforskingsskritt som medfører at den ransakingen rettes mot, får status som siktet i straffesak, med de rettigheter det gir. Det er helt uvanlig at tilsynsmyndigheter kommer uten politiets medvirkning.

Normalt skal skattemyndighetene varsle et bokettersyn som enkeltvedtak. Varsling kan unnlates når det medfører at formålet med undersøkelsen settes i fare. Normalt vil den kontrollerende myndighet avtale et møte med den oppgavepliktige for videre fremdrift.

Noen ettersyn er også direkte positive for deg. For eksempel blir nystartede virksomheter ofte avlagt et besøk fra skatteoppkrever som en service og opplæring for de nye næringsdrivende.

En gransking av økonomiske forhold

Bokettersyn er myndighetenes gransking av en næringsdrivendes økonomiske forhold og andre forhold og er vanligvis helt udramatisk. Langt de fleste bokettersyn skjer ved at du blir bedt om å innsende dokumentasjon til etaten. Dette kan gjelde for eksempel: regnskapsmateriale, bilag, kontrakter, korrespondanse, styreprotokoller, generalforsamlingsprotokoller, nummererte brev fra revisor mv.

Bokettersynet kan for eksempel være skatteetatens gjennomgåelse av utvalgte transaksjoner som et ledd i prøve av selvangivelse eller klage over ligningen, eller ved mistanke om ulovligheter.

Næringsdrivende har plikt til å oversende foreliggende regnskapsmateriale. Pålegges du som næringsdrivende å innrette og organisere oversendelsen ut over det som er lovpliktig organisering av regnskapsmaterialet, har du ikke plikt til å etterkomme dette.

Både fysiske og elektroniske dokumenter kan være gjenstand for nærmere kontroll. Pliktene gjelder også elektroniske programmer og programsystemer. Også bilder, lydopptak og videofilmer kan tenkelig omfattes, men bare i den utstrekning de har direkte betydning for kontrollens formål (skattyters ligning, avgiftskontroll e.l ).

Ved gjennomgang av et selskaps arkiver kan ligningsmyndighetene foreta kopier til datalagringsmedium (såkalt speiling) for senere gjennomgang. Kopiering av tidligere slettede dokumenter er ikke tillatt brukt av ligningsmyndighetene.

Hva må du finne deg i blir kontrollert?

Som et utgangspunkt kan vi fastslå at skatte og avgiftsmyndighetene ikke har tilgang til borgernes private domener uten særskilt hjemmel. Lovgivningen gir i stor utstrekning myndighetene tilgang til de næringsdrivendes lokaler og forretningsdokumenter.  For skattyter med hjemmekontor og lagerlokale hjemme i huset, vil skatte og avgiftsmyndighetene ha tilgang til disse deler av huset, mens den private delen av huset ikke inngår i innsynet. Ellers vil skatte og avgiftsmyndighetene ha fullt innsyn i næringslokalene og all forretningskorrespondanse. Den næringsdrivende har også full opplysningsplikt etter hjemlene.

Mange etater har hjemmel for å utføre kontroll. Dette gjelder blant annet, mattilsyn, arbeidstilsyn, finanstilsyn, skjenkebevillingsmyndigheter, skatte og avgiftsmyndighetene og politi. Hjemler finnes blant annet i ligningslovens kap. 4. (se særskilt§§4-10,if. §4-8. merverdiavgiftslovens § 15-11, skattebetalingsloven § 5-13, folketrygdloven § 24-5, og arbeidsmiljølovens § 18-1). Nytt er det at også fagforeninger har anledning til å delta på kontroller. Kontrollen kan også avholdes uvarslet hos virksomhetens regnskapsfører eller revisor for å innhente dokumentasjon, bilag mv. som oppbevares her. Myndighetene kan videre foreta kontroll hos tredjemenn for å sikre informasjon til bruk i kontrolløyemed.

Hvem plukkes ut og hvor hyppig kan du bli kontrollert?

I stadig større grad ser vi at etater samarbeider om kontroller. I byggebransjen er det ofte kontrollsamarbeid mellom skatt, avgift og arbeidstilsynsmyndigheter, mens restaurantnæringen opplever kombinasjoner mellom skatt, arbeidstilsyn, utlendingsenheter og mattilsyn/skjenkebevillingsmyndigheter.

Etter fravalg av revisor for de virksomheter som faller under terskelverdiene 5-20-10, har kontrollaktiviteten økt fra myndighetens side.

Hvordan unngå bokettersyn:

  • Ha orden i regnskapene og dokumentasjonen gjennom året.
  • Kunnskap om regelverket er nødvendig. Hvis virksomheten ikke selv innehar regskapskompetanse, bruk et autorisert regnskapsførerselskap. Revisorer kjenner mange autoriserte regnskapsførere. Din revisor kan kanskje anbefale en regnskapsfører som kan hjelpe deg. Hvis ikke – skift revisor.
  • Ha orden på innleveringsfrister og unngå å få en «bad record» i forhold til det offentlige
  • Manglende formell og faktisk inntektsgenereringsdokumentasjon som avstedkommer manglende signaturer er eller påpekninger i revisorbrev, vil trigge et bokettersyn.
  • Omgi deg med seriøse medhjelpere.
  • Ofte bytte av regnskapsfører og revisor kan trigge kontroller.

Kilde: Advokatfirmaet Strandenæs AS