søker du regnskapsfører...
...vi kan hjelpe deg

Logg inn

Lær av dem som slutter i jobben

Sluttintervjuer er like viktige som ansettelsesintervjuer. Det er mye å lære av den som slutter, og informasjonen er nyttig for å finne forbedringsområder.

Sluttintervjuer er et godt verktøy i arbeidet med å analysere årsakene til uønsket turnover slik at man kan få tatt tak i dette tidlig. Det sier Infotjenesters ledelses- og HR-rådgiver, Hege Greaker.

- Et sluttintervju, eller exit-intervju som det også kalles, er noe alle bør gjennomføre når arbeidstakere slutter i virksomheten. På den måten holder man oversikten over hvilke mekanismer som gjør at folk slutter, noe som kan brukes som et analytisk virkemiddel for å forbedre seg og redusere uønsket turnover, sier Greaker.

Både skriftlig og muntlig

Hege Greaker har mange års erfaring både som leder og fra HR-området. Hun mener at de selskapene som er best på sluttsamtaler kombinerer en elektronisk undersøkelse med muntlige intervjuer. På den måten får man både statistikk og grundigere bakgrunnsinformasjon.

Det muntlige intervjuet bør gjøres av HR eller en person arbeidstakeren har tillitt til, og ikke av nærmeste leder. På den måten er det mer sannsynlig å få ærlige svar, sier Greaker.

Vent med sluttintervjuet

I tillegg gir hun anbefaling om å vente med sluttintervjuet til etter at arbeidstakeren har fått attesten sin. Da føler vedkommende seg ofte tryggere på at sluttintervjuet ikke får negative følger dersom det skulle bli gitt noe informasjon som ikke er så fordelaktig.

- Det beste tidspunktet er etter min erfaring å gjennomføre intervjuet 1 – 2 uker etter siste arbeidsdag. Gi beskjed om at du kommer til å ta kontakt med vedkommende for denne samtalen i forbindelse med sluttprosedyren, så vedkommende er forberedt når du ringer for å avtale et møte. Det beste er å møtes fysisk, dersom det lar seg gjøre. Det er mye viktig informasjon i kroppsspråket. Sluttsamtalen bør gjøres frivillig, men jeg har sjelden opplevd at noen ikke ønsker å ha en sluttsamtale. Det er stort sett noe folk setter pris på, og det blir gjerne en god samtale, sier Greaker.

Viktig for re-rekruttering

En annen viktig ting med et sluttintervju er at det er første skritt til re-rekruttering. I den forbindelse er det også mange som har etablert et bedrifts-Alumni, som er et nettverk for tidligere ansatte. Her kan man invitere inn den som har sluttet, og det vil gi deg som arbeidsgiver muligheten til å holde kontakten med de tidligere ansatte. Dette Alumni kan man benytte til f.eks. å sende ut relevant informasjon om ting som skjer i selskapet, invitere til interessante faglige foredrag, jobbmesser osv., slik at man kanskje får lyst til å komme tilbake. Holde kontakten, rett og slett.  

- Tidligere ansatte kan være en stor ressurs å få tilbake i selskapet etter en periode ute, når man har fått ny kunnskap og ny erfaring. Introduksjonsfasen blir da også kortere i og med at vedkommende kjenner godt til selskapet, kulturen og det sosiale fra tidligere. Risikoen for feilansettelse er også lavere i og med at vedkommende er kjent fra før, sier Greaker. 

Her er noen eksempler på hva du kan spørre om i sluttintervjuet:

  • Har ditt ansettelsesforhold svart til forventningene du hadde når du begynte? Og i tilfelle hvorfor / hvorfor ikke?
  • Hva har vært bra? Og hva kan vi bli bedre på?
  • Hva er den viktigste årsaken til at du slutter?
  • Er det noe vi kunne ha gjort for at du ville ha blitt?
  • Hvordan trivdes du i miljøet i avdelingen?
  • Hvordan har det vært å jobbe i team?
  • Hvordan har samarbeidet vært med andre avdelinger?
  • Hvordan har forholdet til nærmeste leder vært?
  • Hvordan opplevde du muligheten for karriere og kompetanseutvikling?
  • Hva var årsaken til at du takket ja til ny stilling?
  • Ville du anbefalt dine venner å begynne her?
  • Ville du kommet tilbake ved en senere anledning?
  • Ville du være med i et bedrifts-Alumni?
  • Er det noe annet du ønsker å gi tilbakemelding om som vi ikke har snakket om?
  • mm

Hovedmålet med sluttintervjuer er å få frem både det som er bra, og ikke minst de områdene hvor man kan bli bedre. Dette er førstehånds, og viktig informasjon som kan brukes aktivt både til profilering og rekruttering, og de nevnte utviklingsområdene gir det viktig og relevant informasjon for å iverksette de rette organisasjonsutviklingstiltakene.

Det er også en god anledning til å synliggjøre hva man gjør bra overfor andre ansatte, for på den måte å forsterke det som er bra og få synliggjort det. F.eks. gjennom «Topp 3» grunner til at man velger å bli. Et annet viktig tiltak for å beholde gode medarbeidere er å gjennomføre «stay intervjuer» med de som besitter nøkkelkompetanse eller kritiske kompetanse, før de begynner å tenke tanken på å slutte. Da er det ofte for sent.

Gode medarbeidersamtaler, god ledelse, mulighet for å få brukt sine evner og ferdigheter, kompetanseutviklingstiltak og karriereplaner er andre viktige elementer i arbeidet med å unngå uønsket turnover.

 

Kilde: Infotjenester 2015