søker du regnskapsfører...
...vi kan hjelpe deg

Logg inn

Når kan sjefen sjekke eposten?

Arbeidsgiver kan i visse situasjoner lese tekstmeldinger, epost og annen kommunikasjon ansatte gjør med bedriftens utstyr og systemer.

Etter en regelendring i 2009, har arbeidsgiver fått rett til innsyn i epost arbeidstaker sender og mottar på bedriftens epostkonto.

Det mange ikke er klar over, er at regelverket også gjelder for andre elektroniske kommunikasjonsmedier arbeidsgiver har stilt til disposisjon for arbeidstaker.

I praksis betyr det at arbeidsgiver har innsyn i tekstmeldinger som er sendt og mottatt fra mobiltelefonen, dersom den eies av bedriften. Forutsetningen er at du har telefonen for å bruke den i jobbsammenheng.

Må være nødvendig

Dette regelverket gjør imidlertid ikke at sjefen kan kreve å få sjekke arbeidstakeres epost og tekstmeldinger uten å ha noen konkret grunn til det.

Forutsetningen er at det nødvendig å sjekke eposten for å ivareta driften av selskapet, eller andre berettigede interesser ved virksomheten.

- Hvis en person for eksempel er fraværende fra jobb, og det er viktig å få tilgang til kommunikasjonen denne arbeidstakeren har hatt med en kunde, så kan det være grunn til å sjekke mobilen eller eposten til vedkommende, sier Infotjenesters arbeidsrettsjurist Torgeir A. Bjørnland.  

Nøkkelordet er «nødvendig». Dersom man kan ivareta driften på andre måter enn ved å sjekke eposten til en arbeidstaker, så er det ikke tillatt å gjøre det.

- En arbeidsgiver har for eksempel ikke lov til å overvåke jobb-eposten gjennom å sette opp automatiske løsninger som varsler når ord som «sjefen», «jobbsøknad» eller annet dukker opp i en e-post til eller fra en arbeidstaker, sier Bjørnland.  

Alvorlig misbruk

Det er også en gyldig grunn til å sjekke den elektroniske kommunikasjonen til en arbeidstaker dersom man har en begrunnet mistanke om at tjenestene misbrukes.

- Hvis man har en begrunnet mistanke om at arbeidsgivers epostadresse brukes i strid med de plikter arbeidstakeren har i arbeidsforholdet, eller gjør noe som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed, så gir det arbeidsgiver rett til innsyn, sier Bjørnland.

Det kan for eksempel omfatte mistanke om at en arbeidstaker bruker bedriftens utstyr til å trakassere kolleger eller laste ned ulovlig innhold fra nettet.

Fremgangsmåte ved innsyn

Torgeir A. Bjørnland sier at dersom arbeidsgiver mener at det er nødvendig grunn til innsyn i en arbeidstakers epost, så skal arbeidstakeren så langt det er mulig varsles på forhånd, og få mulighet til å uttale seg.

- Det er ikke et absolutt krav om varling av arbeidstakeren, men det bør tilstrebes. Arbeidsgiver trenger ikke å vente på at det blir mulig å varsle arbeidstaker, dersom det er nødvendig å sjekke eposten umiddelbart for å ivareta den daglige driften.

Arbeidstakeren skal så langt det er mulig få være tilstede når eposten blir kontrollert. Da vil den ansatte ha rett til å ha med seg en tillitsvalgt, advokat eller annen representant.

Dersom man frykter at arbeidstakeren vil slette bevis når han blir varslet, så kan arbeidsgiver i forkant gjøre en kopi av innholdet for å kontrollere om det har blitt endret etter at varselet ble gitt.

Underretning i etterkant

Hvis man sjekker en arbeidstakers meldinger uten å varsle på forhånd, skal arbeidstakeren ha en skriftlig underretning i etterkant.

Denne meldingen må inneholde opplysninger om

• vilkårene for å gjennomføre innsyn

• hvorfor arbeidsgiver mener vilkårene for innsyn var til stede

• hvem som tok beslutningen om innsyn

• hvilken metode for innsyn som ble benyttet

• hvem som var til stede

• hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet

• resultatet av innsynet

 

 

Kilde: Infotjenester 2014