søker du regnskapsfører...
...vi kan hjelpe deg

Logg inn

Når skal du gi ansatte en advarsel

For andre dag på rad “forsover” en arbeidstaker seg. Hva gjør du med problemet?

Det er ikke første gang dette skjer og kollegaene gir klare signaler på at de begynner å bli lei av ekstraarbeidet som dette medfører. Som leder vil du nå gi en advarsel til arbeidstakeren, men kan du det? Bør du gi den skriftlig eller holder det at du gjør det muntlig? Og er det krav til hva en skriftlig advarsel må inneholde?

Skriftlige advarsel kan være avgjørende

Verken arbeidsmiljøloven eller andre arbeidsrettslige lover har regler om advarsler. Dette betyr imidlertid ikke at advarsler er uten betydning. Gang på gang ser vi at domstolene legger vekt på om arbeidstaker som er sagt opp har fått advarsler på det forholdet som begrunner oppsigelsen. Bakgrunnen for dette er et grunnleggende krav om at en oppsigelse aldri skal komme overraskende på en arbeidstaker. For at arbeidsgiver skal kunne overbevise en domstol om at arbeidstaker måtte forstå at det ville bli en oppsigelse, kan dokumentasjon, for eksempel i form av skriftlige advarsler, være avgjørende. Når dette er sagt, er det viktig å understreke at skriftlig advarsel ikke er det første du bør tenke på dersom du opplever at arbeidstaker ikke følger fastsatte retningslinjer. Normalt vil det først være en form for muntlig veiledning i det daglige eller i mer formelle oppfølgingsmøter. Det er først når arbeidstaker ikke endrer sin atferd at det vil være grunn til å understreke alvoret i saken gjennom å gi en skriftlig advarsel. I og med at advarsler ikke er lovregulert har vi ikke noen formelle krav til hva en skriftlig advarsel må inneholde.

Den bør imidlertid inneholde følgende 3 hovedpunkter:

1. En beskrivelse av de forholdene som det gis advarsel på (f. eks skoft, dårlig jobbutførelse, uakseptabel oppførsel)

2. En beskrivelse av hvordan du forventer at arbeidstaker opptrer fremover

3. Konsekvensene dersom de forholdene det er gitt advarsel for gjentar seg (f. eks at dette kan få konsekvenser for ansettelsesforholdet) For å sikre dokumentasjon på at arbeidstaker har mottatt advarselen, bør du sørge for at arbeidstaker kvitterer for mottatt advarsel, eventuelt at du sørger for at den sendes rekommandert til arbeidstaker.

Følg opp arbeidstakeren!

Der det er gitt en skriftlig advarsel er det viktig at du som leder følger opp arbeidstaker i samsvar med det som står i advarselen. Dersom du ikke gjør dette, og lar nye forhold som arbeidstaker tidligere har fått advarsel for passere, vil den tidligere advarselen miste sin verdi. I slike tilfeller vil jo arbeidstaker med god grunn kunne hevde at en eventuell oppsigelse kommer overraskende. Etter at advarselen ble gitt har arbeidstaker “fått lov” til å fortsette uten at noe skjer og så kommer det plutselig en oppsigelse. En skriftlig advarsel får mindre betydning etter hvert som tiden går. Noen virksomheter har interne retningslinjer som fastsetter når slike advarsler skal slettes. I mangel på dette kan det nok normalt legges til grunn at advarsler som er eldre enn to år vil ha liten betydning. En god del virksomheter har interne retningslinjer som slår fast at det normalt først skal gis to skriftlige advarsler før oppsigelse blir aktuelt. Det må imidlertid alltid vurderes konkret både om et forhold er grovt nok til å begrunne en advarsel og eventuelt om det er så grovt at det bør gjennomføres en direkte oppsigelse.

 

Kilde: Infotjenester 2013