søker du regnskapsfører...
...vi kan hjelpe deg

Logg inn

Ny stor tilsynskampanje – slik er du forberedt

Arbeidstilsynet er i gang med å kontrollere flere tusen norske bedrifter. Her er noen tips for å være best mulig forberedt. 

Arbeidstilsynet startet i vinterferien årets store tilsynskampanje, som særlig er rettet mot overnattings- og serveringsbransjen. I løpet av året skal det gjennomføres 2000 tilsyn, for å avsløre de som driver useriøst. Først ut er flere vintersportssteder, som får besøk i vinterferieukene.

Infotjenesters HMS-rådgiver Anne Sandtorp sier det er viktig å være forberedt, men at de fleste likevel er spent når Arbeidstilsynet banker på døra.

- Det er enkelt å si at om du gjør det du skal, så har du ingenting å frykte. Jeg tror likevel de fleste har litt sommerfugler i magen når myndighetene varsler sin ankomst eller står på døra. Da er det viktig å huske at tilsynet skal hjelpe deg til å bli bedre, og bistå deg slik at arbeidstakerne dine har gode arbeidsforhold. Det er bra for deg som driver en seriøs virksomhet at useriøse aktører i bransjen blir tatt, sier Sandtorp.

Skal sjekke arbeidsavtaler og arbeidstid

Temaene for aksjonen som nå er i gang er blant annet arbeidskontrakter, arbeidstid, arbeidsplaner, innkvartering, lønns- og arbeidsvilkår, overtidsbetaling, informasjon, opplæring, ergonomi og at virksomheten er tilknyttet en bedriftshelsetjeneste.

Andre temaer som vil komme opp i kontrollaksjonene er hvordan de psykososiale forholdene på arbeidsplassen er – inkludert om arbeidstakere er utsatt for vold og trusler på jobb.

Nedenfor har Infotjenesters HMS-rådgiver Anne Sandtorp satt opp sine tips til hvordan du forbereder deg på et varslet tilsyn, hva du gjør under selve tilsynet og hva du må huske på i etterkant.

Slik forbereder du deg på tilsyn

  • Involver verneombudet i forberedelsene
  • Sjekk hvilke temaer tilsynet spesielt skal fokusere på. Gå gjennom hva regelverket krever på disse områdene og hvordan dere ivaretar det.
  • Rett opp de avvikene dere eventuelt finner. Legg de tiltakene dere ikke rekker å gjennomføre inn i en handlingsplan.
  • Sjekk hvordan dere ivaretar internkontrollforskriften. Selv om dette ikke er et av fokusområdene for kontrollen, vil det systematiske HMS-arbeidet sannsynligvis bli et tema. Spesielt er det viktig hva som er gjort vedrørende kartlegging av arbeidsmiljøet og risikovurdering. Husk at alle sider ved arbeidsmiljøet skal kartlegges og vurderes, ikke bare de tradisjonelle fysiske faktorene som støy, lys og arbeidsstillinger.
  • Sørg for å se godt gjennom «HMS-systemet», slik at du er kjent med krav, rutiner, dokumentasjon og evt. mangler. En god innholdsfortegnelse og en oppdatert plan gir dere oversikt og trygghet til å håndtere tilsynet på en god måte, og det viser tilsynsmyndighetene at dere jobber systematisk.
  • Husk at alle bedrifter skal vurdere behov for bedriftshelsetjeneste (BHT) som en del av risikovurderingen sin. Enkelte bransjer er pålagt samarbeid med BHT. Sjekk den handlingsplanen dere har utarbeidet sammen med bedriftshelsetjenesten, og hva status er for de enkelte aktivitetene.
  • Finn frem dokumentasjon på at øverste leder og verneombud har gjennomført lovpålagt HMS-opplæring. Hvis det er lenge siden opplæringen er gjennomført, så vær forberedt på spørsmål om hvordan dere holder dere oppdatert.
  • Vær forberedt på spørsmål om mellomledernes HMS-kompetanse.

Hva gjør du mens tilsynet pågår?

  • Ta med verneombudet
  • Ta gjerne med bedriftshelsetjenesten, dersom tilsynet er varslet på forhånd
  • Hvis tilsynet innebærer flere møter, inspeksjoner osv, er det fornuftig at 1-2 personer fra bedriften er med på hele tilsynet. Da er det mye enklere å avverge/justere evt. pålegg underveis, og forstå pålegg i etterkant. Dersom tilsynsetaten skal intervjue arbeidstakere underveis, kan det være at man ikke får være tilstede.
  • Hvis dere blir spurt om dokumentasjon dere ikke har lett tilgjengelig, forklar hvordan dere gjør det, og spør om dere kan ettersende dokumentasjon eller om dere skal bruke tid på å finne den frem nå.
  • SPØR hvis dere ikke forstår hva de ber om. Altfor mange får unødvendige pålegg fordi de ikke sier ifra at de ikke forstår hva tilsynsmyndighetene ønsker. Sannsynligvis tenker man at «dette burde jeg vite», og så er man redd for å røpe seg.
  • Ofte vil tilsynsetaten gi en kort oppsummering av hvordan de har oppfattet tilsynet på slutten av møtet. Hvis de ikke gjør det, så er det fullt lov å spørre. Kanskje kan dere allerede da avklare forhold de har misforstått e.l. Spør også hva som skjer nå, når dere kan forvente å få en tilbakemelding osv.

Etter tilsynet

  • Gjennomfør nødvendige tiltak knyttet til eventuelle pålegg. Husk å involvere verneombud i dette arbeidet også.
  • Svar Arbeidstilsynet innen gitt tidsfrist
  • Er det forhold som gjør at dere ikke klarer tidsfristen, så be om utsettelse (før tidsfristen har gått ut!)
  • Vanligvis oppdager man mye mer i forkant av tilsynet, enn det man får pålegg om. Ikke glem å få dette på plass, selv om dere ikke fikk pålegg i denne omgang. 

 

Kilde: Infotjenester 2015