søker du regnskapsfører...
...vi kan hjelpe deg

Logg inn

Redd for HMS-tilsyn? Slik får du kontroll

Nervøs for tilsyn? Her er Infotjenesters beste tips for å få full kontroll over HMS-arbeidet.

I disse dager er tilsynsmyndighetene igjen på veien for å gjøre sine store samordnede HMS-kontroller.

Mange ledere er bekymret for HMS-tilsyn, ofte fordi de ikke vet hva de egentlig skal gjøre på HMS-området.

Infotjenesters HMS-rådgiver Anne Sandtorp sier det særlig er tre ting mange arbeidsgivere sliter med; å vite hva som skal gjøres, få det gjort og få god effekt av tiltakene man iverksetter.

Finn ut hva som skal gjøres

Det første du må gjøre, er å finne ut hvilke krav som stilles til din bedrift. Da kommer du ikke utenom den berømte og beryktede Internkontrollforskriften, sier Sandtorp.

- Internkontrollforskriften sier hva du skal holde styr på. Det er egentlig så enkelt som at dersom du har gjort og følger opp det som står der, så har du gjort det du skal. Forskriften sier at du skal ha oversikt over hvilke lover og regler som gjelder for din virksomhet og ha oversikt over hvem som gjør hva på HMS-området. Den krever at du skal kartlegge arbeidsmiljøet ditt både fysisk og psykososialt, så du vet hva styrkene, svakhetene og risikoen på arbeidsplassen er, sier Sandtorp.

Lage gode rutiner

For å kartlegge alle sidene av HMS-arbeidet trenger du flere kartleggingsverktøy. Eksempler på slike verktøy kan være risikovurdering/grovanalyse, arbeidsmiljøundersøkelser og medarbeidersamtaler.

Kartleggingene du gjør legger grunnlaget for hvilke rutiner du legger opp. Brannsikkerhetsrunder, elsikkerhetskontroll og vernerunder er viktige for å lete etter feil og mangler på arbeidsplassen. Samtidig trenger du et system for å håndtere avvik fra dag til dag.

- Dersom en ansatt oppdager noe uheldig på arbeidsplassen, holder det ikke å vente til neste vernerunde. Det er heller ikke spesielt lurt å basere seg på å skrive gule lapper til ledere som ikke er til stede. Et godt avvikssystem er derfor viktig for å ta hånd om den kontinuerlige forbedringen av HMS-arbeidet, sier Sandtorp.

Årlig gjennomgang

Sist men ikke minst må du gjøre en årlig gjennomgang av HMS-arbeidet, for å sikre at det fungerer som forutsatt. Det handler ikke bare om å se gjennom alle HMS-instruksene og sette på en ny dato, understreker Sandtorp.

- I den årlige gjennomgangen skal dere vurdere om dere lykkes, og får effekt av det dere driver med. Spør deg selv om dere gjør det dere skal, om dere har fulgt handlingsplanen, om dere når de målene dere setter, om dere har den opplæringen og oppfølgingen dere trenger, om dere har god nok kjennskap til regelverket, om det er nye regler på trappene dere bør kjenne til, om dere har begynt med noe nytt som dere ikke har tatt med i risikovurderingen, om dere bruker avvikssystemet og får den nytten av det som dere skulle hatt, sier Sandtorp.

Lag et årshjul

HMS-rådgiver Anne Sandtorp råder arbeidsgivere til å sette opp et årshjul for hva som skal gjøres gjennom hele året. Alle HMS-oppgaver som skal gjennomføres bør plasseres inn i dette årshjulet, og det bør følges opp at folk gjør det de skal.

- Etter ønske fra kundene våre har vi utviklet et digitalt prosessverktøy som skal hjelpe til med selve gjennomføringen av HMS-arbeidet. Her vil årshjulet være en av de viktige prosessene, som igjen kan ha underprosesser. Verktøyet hjelper til med å sørge for at ting blir gjort og at dokumentasjon er tilgjengelig. Samtidig vil stab og ledelse få full oversikt over hvor skoen trykker i hele organisasjonen. Les mer om HMS-prosesser fra Infotjenester.

 

Kilde: Infotjenester 2016