søker du regnskapsfører...
...vi kan hjelpe deg

Logg inn

Slik gjennomfører du sykefraværssamtalen

Tidlig oppfølging av sykmeldte er lovpålagt. Og både arbeidsgiver og arbeidstaker har mye å vinne på at dette gjennomføres ordentlig.

Før en arbeidstaker har vært sykmeldt i fire, uker skal arbeidsgiver ta initiativ til å lage en oppfølgingsplan, der formålet er å avklare hva som skal til for at den sykmeldte kommer raskest mulig tilbake i arbeid, yte god personalomsorg, avdekke eventuelle problemer i arbeidssituasjonen og komme frem til nødvendige tiltak.

Men hvordan skal du gå frem når du holder sykefraværssamtaler med ansatte?

For og lykkes er følgende faktorer kritiske:

1) Ha en positiv innstilling Samtalen må være preget av tillit, velvilje, åpenhet, positivt menneskesyn og omsorg.

2) Vis vilje til å lytte Vær genuint interessert, bruk aktiv lytting og før samtalen avsluttes må du teste om det du har oppfattet stemmer overens med hva den sykmeldte har ment å uttrykke.

3) Vis evne til å sortere, og skill mellom:

  • Det som ligger fast, og det som kan påvirkes
  • Det som tilhører fortiden og det som tilhører fremtiden
  • Det som må løses privat eller gjennom helsevesenet og det som kan løses på arbeidsplassen
  • Det som handler om å endre rammebetingelsene og det som handler om å forholde seg til rammebetingelsene

4) Vær ryddig og ansvarliggjør Det er viktig at du skaper tydelige rollekrav og rolleskiller. Tilrettelegging må vurderes i forhold til virksomhetens drift. Du må også være klar i dine forventninger, samtidig som du behandler den sykmeldte som et voksent, selvstendig menneske med egne beslutninger.

5) Vær bevisst på din rolle som arbeidsgiver Husk at du er med i samtalen i kraft av rollen som leder, ikke terapeut eller venn. Du representerer virksomheten og skal konsentrere deg om hva som kan gjøres for den ansatte i hans eller hennes arbeidssituasjon. Men når private og personlige forhold får konsekvenser for bedriften, blir følgende av dette en sak for deg som leder.

Når sykefraværssamtalen er gjennomført, er det viktig å oppsummere konklusjonene i samtalen og dokumentere det skriftlig. Husk at opplysninger som kommer frem i samtalen skal behandles konfidensielt. Dere bør bli enige om hva som kan eller bør fortelles videre.

Minst like viktig som oppsummering og dokumentasjon, er det at dere blir enige om å følge opp samtalen i ettertid.

I oppfølgingen av den første sykefraværssamtalen, tar dere utgangspunkt i den forrige samtalen og evaluerer eventuelle tiltak. Fortsett også prosessen som ble starter i forrige samtale og utfordre den sykmeldte på hvilke tanker vedkommende har gjort seg siden sist. Spør spesifikt etter endringer i det som tidligere ble opplevd som vanskelig.

Lovpålagt oppfølging

Tett og god oppfølging av sykmeldte er en forutsetning for å lykkes med sykefraværsarbeid. I tillegg er det lovpålagt.

For halvannet år siden kom det nye regler som ga arbeidsgiver en plikt til å ta initiativ til å lage en oppfølgingsplan sammen med arbeidstaker senest innen fire ukers sykmelding. I tillegg skal arbeidsgiver kalle inn til et dialogmøte i tilfeller der en arbeidstaker har vært helt eller delvis sykmeldt i syv uker. Der skal også sykmeldende lege delta, med mindre arbeidstaker ikke ønsker det, eller arbeidstaker og arbeidsgiver vurderer at det ikke er hensiktsmessig.

Innen ni uker skal arbeidsgiver sende inn en oppfølgingsplan til NAV, sammen med rapporteringsskjema med informasjon om oppfølgingsarbeidet.

Kilde: Infotjenester 2013