Slik tar du den vanskelige samtalen

Hva gjør du når en arbeidstaker tøyer reglene, underpresterer eller bryter med bedriftens verdier?

Ansatte som har samarbeidsproblemer, ikke leverer forventet kvalitet, har nedsatt arbeidsinnsats, begår feilvurderinger eller bryter arbeidsreglement utgjør til tider en utfordring i de fleste bedrifter. Og de stedene der lederne ikke tar tak i utfordringen, kan den vokse til et stort problem.

Psykolog Erik Jullumstrø jobber som rådgiver hos vår samarbeidspartner Infotjenester. Det beste rådet han kan gi til norske ledere er å ta tak i situasjonen så tidlig som mulig.

- Jo tidligere du tar tak, jo større sannsynlighet er det for å få til endring, og jo større sannsynlighet er det for at saken avsluttes med denne ene samtalen. Den vanskelige samtalen er et lavterskeltiltak der idealet er at medarbeideren ikke nødvendigvis engang opplever samtalen som en korrigering, sier Erik Jullumstrø.

Han forteller at det er vanlig at ledere skyver den vanskelige samtalen foran seg. Det kan skyldes at lederen er redd for medarbeiderens reaksjon, eller at han ikke helt klarer å finne frem til hvordan situasjonen skal gripes an.

- Den største utfordringen er ofte å være direkte, klar og tydelig. Vær bevisst på at vaghet gjerne gir rom for ny usikkerhet, sier Erik Jullumstrø og gir følgende sjekkliste for den vanskelige samtalen:

Forberedelse

• Still deg selv spørsmålet «Hva du ønsker å oppnå med samtalen?»
• Baser tilbakemeldingene på mest mulig konkrete observasjoner og best mulig dokumentasjon
• Bruk atferdsbeskrivelser istedenfor personvurderinger.
• Ta ikke opp ting på bakgrunn av rykter eller sladder
• Vurder om tillitsvalgt bør være med i møtet hvis forholdet er av mer alvorlig art
• Tenk på forhånd gjennom hva som kan være en aktuell løsning
• Vær forberedt på en følelsesmessig reaksjon fra arbeidstaker
• Forbered deg på hvordan du skal avslutte samtalen
• Diskuter og tren gjerne på situasjonen på forhånd med en lederkollega
• Du bør på forhånd si klart fra om hva samtalen skal dreie seg om

Gjennomføringen

• Start samtalen med å presentere problemet
• Forsøk å få til en forståelse og aksept av problemet
• Finn frem til konkrete endringsforslag som begge aksepterer
• Avslutt med å gå gjennom samtalen, repeter hva dere har blitt enige om og bli enige om et tidspunkt for oppfølgingssamtale før dere avslutter

- Det er viktig at du lytter aktivt i samtalen. En god regel i samtalen er å være fast på sak og myk på person, sier Jullumstrø.

Kilde Adekvat